Klicka här för att komma till zoho-Gantt

Inför mitt nya jobb som projektledare för ”start-up” av en vetenskaplig studie kände jag ett behov av att använda ett verktyg som dels visualiserar att-göra-listan, med mål och delmål, men som också går att visas i form av en tidslinje och i kalenderform. När jag sökt ett tag insåg jag att det var ett s.k. Gantt- schema (eng. Gantt chart) som är ett slags avancerat flödesschema för att allokera, disponera och administrera mantimmar och rätt kompetens till rätt uppgifter o.s.v. Den stora frågan var sedan – ”Finns detta som molntjänst?”. Vilket det såklart gjorde. Jag fann snabbt flera otroligt avancerade men ändå intuitiva verktyg som hade allt jag sökte och lite till. Men smakar det så koster det och ett oberoende forskningsprojekt har inte budget att köpa fullfjädrade projekthanteringstjänster. Så nästa fråga blev – ”Finns en gratistjänst som är tillräckligt bra?”. Gratistjänster var inte svåra att finna men det var värre med att finna en tjänst som uppfyllde mina krav på en lägsta nivå: Man ska kunna se hur mycket av varje delmål som är uppnått; Man ska kunna notera att ett delmål är beroende av ett annat; Man ska kunna få ut en överskådlig papperskopia som övriga gruppen (som inte vill/orkar hantera verktyget själva) kan ta till sig utan instruktionsbok; Man ska kunna exportera gantt-schemat till Google kalender. Det visade sig att just den sista punkten var svårast att finna i en gratistjänst.

Valet var enkelt. Den enda tjänsten som stod kvar efter utsållningsprocessen var Zoho (du kan läsa det vi har skrivit om Zoho tidigare här). Enkelt att administrera, ett lättförståeligt gränssnitt. Papperskopia blir lätt oöverskådlig vid utskrift men om man först konverterar till pdf blir det bättre men tyvärr lätt plottrigt då det är mycket luft mellan varje rad i schemat/diagramet. Att få ut schemat till Google kalender sker också via en kompromisslösning där man först exporterar gantt-schemat som kalenderfil, sparar den lokalt, och sedan importerar den filen till vald kalender i eget Google-konto.

Det krävs några försök innan man får till detta men det går. För att det ska fungera behöver man dock skapa en spökmedlem i Zoho-projektet som läggs till som ”ansvarig” till alla de delmål och uppgifter som man vill ska synas i Google kalendern. På detta vis kan man ha delmål och uppgifter som syns utåt och punkter som bara syns inom projektgruppen. Man får alltså logga in som spökmedlemmen och ladda hem kalenderfilen. När den sedan är uppladdad i Google kalender kan man bädda in den i valfri blogg/hemsida/sajt o.s.v. Missa bara inte den lilla detaljen att den exporterade kalendern endast visar det som fanns i gantt-schemat när den laddades ner från zoho. Du måste exportera kalendern och importera till Google varje gång du gör ändringar du vill ska ses i din Google kalender.

Som sagt. Om du vill betala en slant finns det väldigt tunga tjänster i molnet. Vill du ha gratis är Zoho ett gott alternativ.

//Gustav